中国社会福利基金会档案管理规定

中国社会福利基金会第四届理事会第四次会议通过

（2025年5月22日）

第一章 总则

第一条 为规范中国社会福利基金会（以下简称基金会）档案管理工作，促进档案管理规范化、标准化，保证档案完整性、保密性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合工作实际，制定本规定。

第二条 基金会档案工作坚持统一管理、分工负责的原则。按照业务职责分工，各相关部门负责业务工作中形成文件材料的收集、整理、归档。

（一）基金会文书档案管理由综合与品牌管理部负责并指定专人管理。

（二）基金会财务档案由基金和资产管理部负责并指定专人管理。

（三）基金会项目管理档案由各项目部负责并指定专人管理。

第三条 基金会档案管理人员要做好档案资料接收和档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅。

第二章 归档资料的要求

第四条 能够反映基金会战略发展、日常管理、公益项目活动、会计凭证等且具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，由相关档案管理人员集中统一管理。

第五条 归档的文件资料，原则上是原件，若原件用于报批不能归档或相关部门保留的，则需要保存复印件。

第六条 凡基金会业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以基金会名义发出的文件、函件要留存复印件。

第七条 对遗缺不全的档案，应采取不同措施，积极收集齐全。

第三章 档案的保管、移交和销毁

第八条  档案的保管应具有防盗、防水、防火、防潮等各项防范措施，并定期检查，发现问题及时处理。

第九条  归档资料要进行登记，编制归档目录。档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

第十条  档案要分类、分卷装订成册，条理清晰、主次分明、存放科学。

第十一条 归档资料应按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，并符合长期保管的质量要求。

第十二条 库存档案必须图物相符，账物相符；发现破损的原始文件要及时进行修补。

第十三条 根据有关档案管理规定及实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除、移交。

第十四条 凡基金会工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。归档时应拟制移交清单，交接双方据此查验、清点档案，签名交接。

第十五条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。办理销毁手续，经基金会领导批准，方能销毁。

第四章 档案的借阅

第十六条 档案属于基金会工作秘密，未经许可不得外借、外传；确需借阅档案资料，须经基金会领导批准，履行借阅登记、签收手续；阅档必须在办公室指定的地方进行，不得携带外出。

第十七条 借阅档案必须妥善保管，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，如发现遗失或损坏，应及时报告基金会领导，并追究当事人责任。

第十八条 借出档案材料，当保管不慎丢失时，要及时追查、报告，并及时处理。

第十九条 会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，需经基金会领导同意，并严格按照规定办理相关手续。

第五章 附则

第二十条 本规定的解释权属于基金会综合与品牌管理部。

第二十一条 本规定经基金会第四届理事会第四次会议审议通过，自公布之日起实施执行。